Conciliación – Soluciones y su Desafío

El concepto manejado para el término conciliación se define como el proceso de hacer coincidir las transacciones individuales de los extractos bancarios con los datos internos relevantes para asegurar que toda la información registrada por el banco es exacta.

Es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrada de una cuenta, ya sea corriente o ahorro. La conciliación, como definición general, no busca en ningún momento legalizar los errores, ya que es una mecánica que permite identificar las diferencias y sus causas para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y conexiones.

Se emiten documentos claros y muy precisos para uso del ente económico y así llevar en claro un equilibrio del estado de cuenta de una empresa.

Dentro de las soluciones de conciliación identificamos, entre otras: Conciliación Bancaria, Cuentas por Cobrar, Tarjetas de Crédito, Transferencias Electrónicas y ACH, Inter/Intra Empresa, Conciliación de Punto de Ventas (POS).

La automatización de Cuentas por Cobrar representa un desafío pendiente para ERP, AR y software de contabilidad, paquetes y servicios. En un mundo de pagos electrónicos y estados de cuenta bancarios, cajas de seguridad, ACH, SWIFT, STEP2 y otras remesas de bajo valor, los pagos son difíciles de identificar.

El proceso de conciliación de tarjetas de crédito implica la sincronización periódica de cada transacción de tarjeta de crédito de la organización en los correspondientes libros de contabilidad internos. Después que toda la actividad de tarjetas de crédito se ha conciliado, elementos incomparables restantes se dejan para una mayor investigación.

Conciliación de las transferencias electrónicas se realiza comparando y combinando todo estado de cuenta bancaria y la actividad ACH a su sistema interno de contabilidad general.

Un proceso de conciliación confiable mitigará el riesgo operacional, garantizara la exactitud de todos los pagos electrónicos y permitirá una investigación oportuna de los puntos pendientes.

Las organizaciones constituidas por varias empresas, a menudo en diferentes geografías e utilizando diversas monedas, por lo general intercambian bienes y servicios entre sí. A menudo hay múltiples ERPs y otros subsistemas involucrados.

Para asegurar la exactitud de los estados financieros reportados al cierre del período, tanto los datos de nivel de equilibrio y las transacciones se deben sincronizar adecuadamente y conciliar respectivamente. En caso de discrepancias, se necesita identificar, investigar, y efectuar ajustes correspondientes en los libros de contabilidad de una o más entidades.

La conciliación de punto de venta (POS), asegura que los registros internos de la empresa se ajusten a lo que está siendo registrado por el POS. Además de garantizar que los registros internos son correctos, estas conciliaciones también aseguran que los pedidos de los clientes y los pagos se registran correctamente.

Las diferentes soluciones de conciliación presentan un desafío común, el creciente volumen de transacciones. Aunque el crecimiento es siempre una meta, el tic-tac asociado en ambos lados de la conciliación, puede rápidamente estar fuera del alcance después de llegar a unos pocos cientos de transacciones semanales.

Estos costos o pérdidas son un lamentable subproducto de este problema y están en contra de la integridad y el crecimiento financiero.

Ángel es uno de los ejecutivos de ventas de ReconArt basados en la oficina central de la compañía en Alexandria, VA. Él tiene la responsabilidad de ayudar a los clientes en los diferentes mercados latinoamericanos, entender sus finanzas, mitigación de riesgos y cumplimiento de los beneficios financieros de la aplicación de la conciliación y el software automatizado de cierre financiero. Ángel puede ser contactado en angel.bu@reconart.com.